Обязанности:
-
Проводить прием и первичную обработку поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, с последующей сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые.
-
Подготавливать входящие документы для рассмотрения директором учреждения и проводить регистрацию входящей корреспонденции в том числе в Региональной системе межведомственного электронного документооборота (далее - РСМЭД).
- Проводить обработку и отправку исходящей письменной корреспонденции используя при необходимости электронную почту учреждения, систему РСМЭД, почту России.
- Производить работу по учету и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
- Следить за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
- Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам.
- Выполнять работу по подготовке планерок и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять поручения директора, протоколы совещаний.
- Доводить до сведения работников учреждения устные распоряжения директора.
- Проводить организацию и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя;
- Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора учреждения, взятых на контроль.
- По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
- Печатать по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в электронный документооборот.
- Проводить прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Выполнять отдельные поручения директора по профилю финансово- хозяйственной деятельности учреждения.
- Обеспечивать рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.
- Проводить проверку сроков хранения документов, проводить отбор документов на архивное хранение или на уничтожение, составлять акт о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
- Разрабатывать номенклатуру дел учреждения с учетом нормативно-методических документов.
- Разрабатывать инструкцию по делопроизводству учреждения.
- Обязателен опыт работы в РСМЭД
- трудоустройство согласно ТК РФ
Задайте вопрос работодателю
Он получит его с откликом на вакансию
Где предстоит работать
Владивосток, Алеутская улица, 45А
Вакансия опубликована 1 апреля 2025 в городе Владивостоке